Zarządzanie zapasami, czyli jak zapewnić klientowi dostępność towaru?

Slow mover i fast mover

Zapas w firmie to zamrożony kapitał, gotówka która mogłaby posłużyć innemu celowi. Ponadto nadmierna ilość towaru w naszym magazynie wymaga dodatkowego miejsca, a w najgorszym przypadku może się nigdy nie sprzedać. Pamiętajmy o tym że klient nie będzie czekał na dostępność towaru, chcąc tym samym dokonać natychmiastowego zakupu. Musimy zatem odpowiedzieć sobie na pytaniem, jaki będzie stosunek naszego zapasu względem możliwego zapotrzebowania?

W uproszczeniu możemy założyć że nasze produkty dzielą się na dwa typy. Te o bardzo małej sprzedaży, czyli wolnorotujące (ang. slow mover) oraz szybkorotujące (ang. fast mover). W pierwszej grupie znajdują się zwykle produkty spersonalizowane, czyli skierowane do bardzo wąskiej grupy klientów. Jednocześnie są one luksusowe, a więc ich wartość jest dość znacząca, zaś starty wynikające z przeterminowania są znaczące.

Przeciwieństwem produktu slow mover jest fast mover, który jest zwykle produktem powszechnie dostępnym. Wysokość takiego zapasu jest dość znacząca, gdyż klient często dokonuje zakupu, a cena jest stosunkowo niska.

Sposób odnawiania zapasu

Dla produktów wolnorotujących najbardziej powszechnym sposobem odnawiania zapasu jest tzw. metoda "jeden za jeden" oznaczająca utrzymywanie tylko jednej sztuki danego produktu. Jeżeli produkt wykazuje się trochę większym zapotrzebowaniem na rynku, możemy tą ilość zwiększyć do kilku sztuk.

Z punktu widzenia kosztowego również zbyt wysoki zapas stanowi problem, przysłowiowo "zamrażając" naszą gotówkę. Dla produktów szybkorotująych również nie należy utrzymywać nadmiernego zapasu z uwagi na możliwość zestarzenia się produktów. Z drugiej strony zbyt niski zapas naraża nas na utratę sprzedaży lub w najgorszym przypadku klienta. W tym przypadku istnieje wiele sposobów na zarządzanie zapasem m.in. poprzez system uzupełniania zapasu oparty o poziom informacyjny oraz poprzez przegląd okresowy.

Uzupełnienie zapasu w systemie opartym na poziomie informacyjnym

Istotą tego rozwiązania jest tzw. poziom informacyjny zapasu, który informuje nas o konieczności złożenia zamówienia. Po tym sygnale jest wysyłane zamówienie do dostawcy. Drugim elementem tego systemu jest zapas bezpieczeństwa. Jego wielkość jest zależna od poziomu obsługi który chcemy osiągnąć. Im wyższy ten poziom, tym wyższy poziom owego zapasu.

Wielkość dostawy w tym systemie może być różna i często uznaje się że powinna ona stanowić ekonomiczną wielkość dostawy (EOQ ang. Economic Order Quantity), czyli minimalizującą koszty zmienne (np. koszty składowania i utrzymania zapasu). Koncepcja ta, jak i inne opierające się na "sztywnych" obliczeniach, jest często krytykowana. Mimo wszystko większość uczelni logistycznych uznaje ją za najbardziej optymalne rozwiązanie. Głównym oskarżeniem wobec tej metody jest brak możliwości uwzględnienia wszystkich czynników, co wydaje się powszechne w dynamicznie zmieniających się warunkach współczesnego świata. Obecnie wielkość dostawy jest bardzo elastyczna i zwykle różna z uwagi na promocyjną cenę zakupu w danym momencie u dostawcy.
W przedstawionym powyżej modelu wielkość dostawy jest stała, również czas dostawy jest niezmienny i zawsze wynosi tyle samo dni.

Uzupełnienie zapasu w systemie opartym na przeglądzie okresowym

W tym systemie nie koncentrujemy się już na aspekcie ilościowym, ale czasowym, dokonując stałych przeglądów zapasu. Podczas tego stałego cyklu dokonujemy weryfikacji obecnego stanu magazynowego i obliczamy wielkość dostawy. Stanowi ona różnicę pomiędzy naszym zapasem maksymalnym, a obecną ilością znajdującą się w magazynie.

Przykładowo zakładając że nasz maksymalny zapas wynosi 100 szt, a zapas podczas przeglądu 60 szt., to wielkość dostawy jest równa 100 szt. - 60 szt., czyli 40 szt. 

Inne systemy

Oczywiście przedstawione powyżej systemy to niejedyne sposoby odnawiania zapasu. To zaledwie dwa podstawowe rozwiązania, które mogą zostać rozwinięte, bądź połączone w jeden system. Istnieją również inne koncepcje. Bardzo praktyczną lekturą w tej materii jest książka autorstwa Piotr Cyplika i Stanisława Krzyżaniaka Zapasy i magazynowanie. Dowiadujemy się z niej m.in. w jaki sposób obliczyć poziom informacyjny i zapas bezpieczeństwa lub częstotliwość przeglądu zapasu względem poziomu obsługi klienta, który chcemy osiągnąć.